gemäß Art. 13 DSGVO

Datenschutz ist für uns ein wichtiges Anliegen. Nachstehend informieren wir unsere Geschäftspartner gemäß den Vorgaben der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG-neu) darüber, wie wir Ihre personenbezogenen Daten bei HIWIN erheben, speichern und verarbeiten und welche Rechte Ihnen zustehen. Unter Geschäftspartner verstehen wir unser Ansprechpartner bei Interessenten, Kunden, Vertriebspartnern, Lieferanten und allgemeinen Partnern; nachfolgend zusammenfassend „Geschäftspartner“ genannt.

Diese Datenschutzhinweise für alle angebotenen Produkte und Dienstleistungen gelten für alle mit HIWIN verbundenen Unternehmen (siehe Punkt 6). Ausgenommen sind Dienstleistungen und Angebote, die ihre eigenen Datenschutzhinweise ausweisen.

Diese Datenschutzerklärung gilt ergänzend zu unserer bestehenden allgemeinen Datenschutzerklärung, in der Sie konkrete Informationen erhalten, wie wir Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen des Webseitenbesuchs oder bei anderen spezifischen Themen verarbeiten.

1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Verantwortlicher (nachfolgend einfach „Unternehmen“ genannt) für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:

HIWIN GmbH
Brücklesbünd 1
77654 Offenburg
Telefon: 0781 93278 0
E-Mail: info@hiwin.de

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen sie postalisch oder per E-Mail unter:

Christoph Boser
E-Mail: datenschutz@hiwin.de
​​​​​​​Tel: 0781 932 78 0

2. Zu welchem Zweck verarbeiten wir Ihre Daten?

Im Rahmen der Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern verarbeitet HIWIN personenbezogene Daten für die folgenden Zwecke:

• Anbahnung oder Durchführung eines Vertragsverhältnisses oder der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen;
• Kommunikation mit Geschäftspartnern zu Produkten, Dienstleistungen und Projekten, z.B. um Anfragen und Aufträge des Geschäftspartners zu bearbeiten;
• Planung, Durchführung und Verwaltung der (vertraglichen) Geschäftsbeziehung zwischen HIWIN und dem Geschäftspartner, z.B. um die Bestellung von Produkten und Dienstleistungen abzuwickeln, Zahlungen einzuziehen, zu Zwecken der Buchhaltung, Abrechnung und des Forderungseinzugs und um Lieferungen, Wartungstätigkeiten oder Reparaturen durchzuführen;
• Aufrechterhalten und Schutz der Sicherheit unserer Produkte und Dienstleistungen sowie unserer Webseiten,
• Einhalten von rechtlichen Anforderungen (z.B. von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten), bestehenden Pflichten zur Durchführung von Compliance Screenings (um Wirtschaftskriminalität oder Geldwäsche vorzubeugen) sowie zur Einhaltung der HIWIN Richtlinien und Industriestandards;
• Verhindern und Aufdecken von Sicherheitsrisiken, betrügerischem Vorgehen oder anderen kriminellen oder mit Schädigungsabsicht vorgenommenen Handlungen;
• Beilegen von Rechtsstreitigkeiten, Durchsetzen bestehender Verträge und zur Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen.

3. Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre Daten?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG-neu). Sofern diese für eine Vertragsbegründung, Vertragsdurchführung, Vertragserfüllung sowie zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind, ist eine Verarbeitung gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO rechtmäßig.

Erteilen Sie uns eine ausdrückliche Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z. B. Weitergabe an Dritte, Auswertung für Marketingzwecke oder werbliche Ansprache), ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung nach Artikel 6 Abs. 1 lit. a DSGVO gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit, mit Wirkung für die Zukunft, widerrufen werden.

Sofern erforderlich und gesetzlich zulässig, verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentlichen Vertragszwecke hinaus zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Darüber hinaus erfolgt eine Verarbeitung ggf. zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Gegebenenfalls werden wir Sie unter Angabe des berechtigten Interesses gesondert informieren, soweit dies gesetzlich vorgegeben ist.

4. Welche Informationen und personenbezogene Daten verarbeiten wir von Ihnen:

Für die vorgenannten Zwecke verarbeitet HIWIN gegebenenfalls die folgenden Kategorien personenbezogener Daten:

• Kontaktinformationen, wie Vor- und Zunamen, geschäftliche Anschrift, geschäftliche Telefonnummer, geschäftliche Mobilfunknummer, geschäftliche Faxnummer und geschäftliche E-Mail-Adresse;
• Zahlungsdaten, wie Angaben die zur Abwicklung von Zahlungsvorgängen oder Betrugsprävention erforderlich sind, bei Kreditkartenzahlungen einschließlich Kreditkarteninformationen und Kartenprüfnummern;
• Informationen, deren Verarbeitung im Rahmen eines Projekts oder der Vertragsbegründung, Vertragsdurchführung und Vertragserfüllung mit HIWIN erforderlich sind;
• Weitere Informationen, die freiwillig von unseren Ansprechpartnern uns gegenüber angegeben werden, wie weitere Projektbeteiligte, interne und externe Ansprechpartner oder besondere Ausführungswünsche
• Bisher gekauften Produkte oder Dienstleistungen sowie deren Historie
• Informationen, die aus öffentlich verfügbaren Quellen, Informationsdatenbanken oder von Auskunfteien erhoben werden;
• Soweit im Rahmen von Compliance Screenings erforderlich: Informationen zu relevanten Gerichtsverfahren und anderen Rechtsstreitigkeiten in die Geschäftspartner involviert sind.

5. Wer erhält Ihre Daten?

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten innerhalb unseres Unternehmens ausschließlich an die Bereiche und Personen weiter, die diese Daten zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen bzw. an Bereiche und Personen zur Umsetzung bei Verarbeitungen im Rahmen unseres berechtigten Interesses gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten setzen wir auch Dienstleister ein; zum Beispiel bei der Wartung und Pflege unserer Softwareprogramme und der IT Infrastruktur oder bei der Abwehr von Cyberkriminalität. Ihre personenbezogenen Daten werden dabei in unserem Auftrag auch an entsprechende Dritte weiter gegeben und von diesen verarbeitet. Dies geschieht weisungsbezogen auf Basis von Auftragsverarbeitungsverträgen nach Artikel 28 DSGVO. Dabei stellen wir sicher, dass die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der DSGVO erfolgt und Ihre Daten gemäss den geltenden Datenschutzbestimmungen geschützt und verarbeitet werden. Kategorien von Empfängern sind beispielsweise Unternehmen, die uns in folgenden Bereichen unterstützen: IT-Dienstleistungen, Abwehr von Cyberkriminalität, Datenspeicherung und -verknüpfung, Marketing, Marktforschung, Bearbeitung von Zahlungsvorgängen, bei der Bereitstellung von Produkten und Dienstleistungen, Online Marketing, Durchführung von Messen und Events, Versandlogistik sowie der Einhaltung von Compliance Vorgaben und gesetzlichen Vorschriften (z.B. Abgleich mit Anti-Terror-Listen bei Exporten). Wir teilen dabei nur das Minimum an personenbezogenen Daten mit, dass unsere Dienstleister benötigen, um ihre Dienstleistungen zu erbringen.

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten in bestimmten Fällen auch an Geschäftspartner weiter, die unsere Produkte als Händler oder Distributoren national und international vertreten. Erhalten wir eine Anfrage und erfassen wir zum Beispiel auf Messen einen Besuchskontakt mit dessen Bitte um weitere Informationen, welche inhaltlich, geografisch oder thematisch einem bestimmten Handelspartner von uns zuzuordnen sind, leiten wir die personenbezogenen Daten an diesen Geschäftspartner zur Bearbeitung weiter. Unser Geschäftspartner wird sich dann mit Ihnen anstelle von uns in Verbindung setzen. Wenn wir personenbezogene Daten mit anderen Geschäftspartner teilen, verlangen wir von diesen, Ihre Daten gemäss den geltenden Datenschutzbestimmungen zu schützen und zu verarbeiten. Die Datenverarbeitung und Weitergabe erfolgt auf Grundlage von Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt in einer effizienten und kundennahen Vertriebsstruktur und einer optimalen Kundenbetreuung für unsere Produkte und Dienstleitungen. Wenn Sie diese Weitergabe nicht wünschen können Sie uns dies jederzeit mitteilen und eine Weitergabe widerrufen. Es kann dann jedoch sein, dass wir Ihre Anfrage oder Ihren Auftrag in diesem Fall nicht ausführen können.

Eine Datenweitergabe an Empfänger außerhalb des Unternehmens oder verbundener Unternehmen erfolgt ansonsten nur, soweit gesetzliche Bestimmungen dies erlauben oder gebieten oder die Weitergabe zur Abwicklung und somit zur Erfüllung des Vertrages erforderlich ist. Hierzu zählen auch vorvertragliche Maßnahmen, die auf Ihren Wunsch hin erfolgen und bei denen eine Weitergabe an Dritte zur Durchführung erforderlich sind.

Eine Weitergabe kann auch auf Basis Ihrer expliziten Einwilligung erfolgen oder wenn wir zur Erteilung einer Auskunft befugt sind. Empfänger personenbezogener Daten können hierbei auch öffentliche Stellen und Institutionen bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung sein (z. B. Staatsanwaltschaft, Polizei, Aufsichtsbehörden, Finanzamt).

Eine Weitergabe Ihrer Daten an andere Dritte ohne ausdrückliche Einwilligung, etwa zu Zwecken der Werbung, erfolgt nicht.

6. Datenübermittlung von personenbezogenen Daten an verbundene Unternehmen

HIWIN übermittelt personenbezogene Daten gegebenenfalls für die vorstehend genannten Zwecke an andere HIWIN Konzerngesellschaften oder mit HIWIN verbundene Unternehmen (nachfolgende HIWIN Gruppe genannt), aber nur, wenn dies zur Erfüllung der weiter oben genannten Zwecke erforderlich ist (siehe auch Punkte 2, 3 und 5).

Wir teilen nur das notwendige Minimum an personenbezogenen Daten mit anderen Unternehmen der HIWIN Gruppe, beispielsweise um die von Ihnen angefragten Produkte und Dienstleistungen bereitzustellen, unsere Produkte, Dienstleistungen und den Alltagsbetrieb zu verwalten und zu verbessern. Unternehmen der HIWIN Gruppe können auch ausserhalb der EU und des EWR Wirtschaftsraums (Drittländer) sein und gesetzlich geringere Datenschutzvorgaben haben als die der EU. An HIWIN Gruppe Empfänger in Drittländern werden personenbezogene Daten nur dann übermittelt, wenn diese mit uns entweder EU Standardvertragsklauseln abgeschlossen haben oder Binding Corporate Rules auf EU-Datenschutzniveau eingeführt haben oder bei Empfängern mit Sitz in den USA - unter dem EU/US Privacy Shield zertifiziert sind.
Weitere Informationen erhalten Sie über den unter Ziffer 1 angegebenen Kontakt.

Grundlage für die Datenverarbeitung ist Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen rechtfertigt sowie Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gemäss der weiter oben ausgeführten berechtigen Interessen (siehe auch Punkte 2, 3 und 5).

7. Datenübermittlung in ein Drittland

Eine Übermittlung in ein Drittland ist nicht beabsichtigt

8. Wie lange werden die Daten gespeichert?

Soweit erforderlich verarbeiten und speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer unserer Geschäftsbeziehung bzw. zur Erfüllung vertraglicher Zwecke. Dies umfasst u. a. auch die Anbahnung und die Abwicklung eines Vertrages. Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die dort vorgeschriebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betra-gen zwei bis zehn Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu dreißig Jahren.

Wir speichern und benutzen Ihre Daten auch für eine angemessene Zeit noch nach Auftragende, um Sie über unsere Leistungen und Angebote auf dem Laufenden zu halten und Ihnen hierzu Informationen zukommen zu lassen. Dies erfolgt auf Grundlage von Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Zwingende gesetzliche Bestimmungen - insbesondere Aufbewahrungsfristen - bleiben unberührt. Nach diesem Zeitraum löschen wir personenbezogene Daten auf sichere Weise. Falls Daten nach diesem Zeitraum für analytische, historische oder andere legitime Geschäftszwecke benötigt werden, ergreifen wir geeignete Maßnahmen, um diese Daten zu anonymisieren.

9. Kinder

Unser Angebot richtet sich grundsätzlich an Erwachsene. Personen unter 18 Jahren sollten ohne Zustimmung der Eltern oder Erziehungsberechtigten keine personenbezogenen Daten an uns übermitteln.

10. Erforderlichkeit der Bereitstellung personenbezogener Daten

Die Bereitstellung personenbezogener Daten zur Vertragsbegründung, Vertragsdurchführung und Vertragserfüllung oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen ist in der Regel weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Sie sind somit nicht verpflichtet, Angaben zu personenbezogenen Daten zu machen. Bitte beachten Sie jedoch, dass diese für die Entscheidung über einen Vertragsabschluss, die Vertragserfüllung oder für vorvertragliche Maßnahmen in der Regel erforderlich sind. Soweit Sie uns keine personenbezogenen Daten bereitstellen, können wir ggf. keine Entscheidung im Rahmen vertraglicher Maßnahmen treffen. Wir empfehlen, immer nur solche personenbezogenen Daten anzugeben, die für den Vertragsschluss, die Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen erforderlich sind.

11.  Automatische Entscheidungsfindung

Zur Begründung, Erfüllung oder Durchführung der Geschäftsbeziehung sowie für vorvertragliche Maßnahmen nutzen wir grundsätzlich keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Artikel 22 DSGVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren bzw. Ihre Einwilligung einholen,
12. Welche Rechte habe ich in Bezug auf meine persönlichen Daten?
Sie können unter den unter Punkt 1 genannten Adressen Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen. Darüber hinaus können Sie die Berichtigung und unter bestimmten Voraussetzungen die Löschung Ihrer Daten verlangen. Ihnen steht weiterhin ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten sowie ein Recht auf Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu.

Widerspruchsrecht
Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen, können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Sofern die Verarbeitung von Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt, sind Sie nach Artikel 7 DSGVO berechtigt, die Einwilligung in die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Bitte beachten Sie zudem, dass wir bestimmte Daten für die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben ggf. für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren müssen.

In Einzelfällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um Direktwerbung zu betreiben. Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen. Dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit dieser Direktwerbung in Verbindung steht. Widersprechen Sie der Verarbeitung zum Zwecke von Direktwerbung, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht weiter für diese Zwecke verarbeiten.

Sie haben die Möglichkeit, sich mit einer Beschwerde an unseren Datenschutzbeauftragten oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden.